SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN (SPM)(terjemahan)

PENGENDALIAN HASIL YANG KETAT

Pencapaian dari pengendalian hasil yang ketat tergantung pada karakteristik dari definisi daerah/ area hasil yang diinginkan, pengukuran kinerja dan bagian yang disediakan.

1.      Defenisi dari Hasil yang diinginkan

Agar pengendalian manajemen dianggap ketat dalam sistem pengendalian hasil, dimensi dari hasil haruslah sejalan dengan tujuan organisasi yang sebenarnya, kinerja target harus spesifik, dengan umpan balik dalam waktu tambahan yang singkat. Hasil yang diinginkan harus secara efektif dikomunikasikan dan disosialisasikan kepada orang-orang yang perilakunya dikendalikan dan jika hasil pengendalian digunakan hanya semata-mata dalam daerah kinerja yang diberikan, pengukurannya haruslah lengkap.

Ø  Kongruen

Sistem pengendalian hasil mungkin menderita oleh karena masalah kongruensi baik karena manajer tidak memahami secara baik tujuan organisasi yang sebenarnya ataupun karena dimensi kinerja yang manajer pilih untuk mengukur hasilnya tidak merefleksikan tujuan yang sebenarnya juga.

·        Spesifikasi dan Jangka Waktu

Pengendalian hasil yang ketat juga tergantung dari target kinerja yang dideskripsikan dalam istikah yang spesifik dan dalam jangka wajtu tambah yang singkat. Target yang spesifik tidak bersifat gambaran umum dan dikuantitatifkan seperti $ 2,21 biaya tenaga kerja setiap unit produksi, 15% Return on Assets setahun atau kurang dari 1% keluhan pelanggan. Contoh dari target yang kabur atau tidak jelas yaitu lakukan pekerjaan yang baik, efisienlah dan buat pelanggan senang.

·        Komunikasi dan Internalisasi

Sangatlah jelas kalau pengendalian hasil yang ketat harus mengkomunikasikan secara efektif dan menginternalisasi kinerja target kepada orang-orang yang diperintahkan untuk mencapainya. Hanya dengan itu pengendalian hasil dapat mempengaruhi kinerja.

·        Kelengkapan

Kelengkapan adalah syarat terakhir dari pengendalian hasil yang ketat. Hal ini penting hanya jika pengendalian yang bagus dipengaruhi semata-mata atau sedikit secara ekstensif melalui pengendalian hasil. Kelengkapan di sini berarti bahwa daerah hasil yang diidefinisikan dalam sistem pengendalian manajemen termasuk daerah yang organisasi inginkan berkinerja bagus dan untuk pegawai yang terlibat memberikan dampak.

2.      Pengukuran kinerja

Pengendalian hasil yang ketat juga tergantung terhadap keefektifan darri pengukuran kinerja dibuat. Seperti yang dibahas pada Bab II, pengendalian hasil tergantung pada pengukuran yang tepat, objektif, tepat waktu, dan dapat dipahami. Sebuah sistem pengendalian hasil yang digunakan untuk mengaplikasi pengendalian ketat membutuhkan semua kualitas pengukuran ini secara mantap. Jika pengukuran gagal dalam daerah-daerah ini, maka system pengendalian tidak dapat dikarakterisasikan sebagai pengendalian ketat karena mungkin masalah perilaku.

3.      Penghargaan atau Hukuman

Pengendalian hasil mungkin lebih ketat jika penghargaan dan hukum secara signifikan melibatkan pegawai secara langsung dan secara tegas menghubungkannya denan prestasi atau kegagalan dari hasil yang diinginkan.

Sebuah hubungan langsung berarti bahwa hasil diterjemahkan secara otorisasi menjadi penghargaan atau hukuman tanpa pandang bulu dan tanpa ambiguitas/ kebimbangan. Sebuah hubungan tegas antara hasil dan penghargaaan berarti bahwa tidak ada alasan yang ditoleransi.

Pengendalian Tindakan yang Ketat

Sejak jenis-jenis pengendalian tindakan cukup berbeda satu dengan yang lainnya, cara agar setip jenis pengendalian tindakan ini dapat mencapai pengendalian ketat yaitu harus dibahas secara terpisah. Sistem pengendalian tindakan harus dianggap ketat hanya jika sangat memungkinkan bahwa pegawai akan berjanji secara konsisten dalam semua tindakan yang kritis bagi kesuksesan operasi dan tidak mengambil tindakan yang membahayakan

ü  Pembatasan Perilaku

Pembatasan perilaku, baik itu secara fisik atau administrasi, dapat memproduksi pengendalian ketat dalam beberapa daerah organisasi. Pembatasan fisik dapat dalam bentuk mulai dari hal yang mudah seperti mengunci meja sampai system keamanan software dan elektronik. Pembatasan administrasi berupa pembatasan terhadap pengambilan keputusan oleh tingkat organisasi yang lebih tinggi.

ü  Peninjauan ulang pendahuluan tindakan

Peninjauan ulang terhadap pendahuluan tindakan kadang-kadanga menyebabkan SPM dianggap ketat jika peninjauan ulang dilakukan secara sering, detail, dan dilaksanakan oleh orang yang rajin dan berpengetahuan. Peninjauan ulang terhadap pendahuluan tindakan secara khusus ketat di daerah yang menyangkut alokasi sumber daya yang besar karena banyak investasi yang tidak mudah dibatalkan dan dapat mempengaruhi kesuksesan atau kegagalan suatu perusahaan.

Peninjauan ulang terhadap pendahuluan yang ketat ini serin termasuk penyelidikan secara seksama/ teliti terhadap semua rencana bisnis dan permintaan modal oleh pegawai dan berbagai tingkatan manajemen termasuk manajemen tingkat atas.

ü  Pertanggungjawaban Tindakan

Pengendalian pertanggungjawaban yang ketat dipengaruhi sama seperti dengan pengendalian hasil yang ketat. Sejimlah pengendalian menciptakan pengendalian pertanggungjawaban tindakan tergantung kepada karakteristik terhadap definisi tindakan yang dinginkan kefektifan sistem pelacakan tindakan dan penyediaan bantuan.

·        Definisi dari Tindakan

Untuk mempengaruhi pengendalian ketat, definisi tindakan dalam sistem pengendalian pertanggungjawaban tindakan haruslah sebangun, spesifik, dikomunikasikan dengan baik dan lengkap.

·        Pelacakan Tindakan

Pengendalian dalam sistem pengendalian pertanggungjawaban tindakan dapat juga diperketat dengan meningkatkan efektivitas dari sistem pelacakan tindakan. Pegawai yakin bahwa tindakan mereka diperhatikan dan peringatan bersifat cepat, akan mempengaruhi lebih kuat secara sistem pengendalian pertanggungjawaban tindakan daripada pegawai yang merasakan bahwa kesempatan tindakan mereka diperhatikan kecil.

·        Penghargaan atau Hukuman

Pengendalian kultural

Sistem Pengendalian Manajemen (SPM) yang didominasi oleh pengendalian pegawai kadang-kadang dapat dianggap ketat. Dalam organisasi yang bersifat sukarela, pengendalian pegawai biasanya menyediakan sejumlah besar pengendalian yang signifikan, karena hampir semua sukarelawan menganggap pemahaman yang tajam atas kepuasan barasal dari melakukan pekerjaaan yang bagus dan demikianlah mereka termotivasi.

Berbagai macam bentuk Pengendalian

Ketika perusahaan ingin memperketat pengendalian, manajer sering menggunakan berbagai macam bentuk dari pengendalian. Pengendalian-pengendalian tersebut dapat saling membantu satu sama lain atau saling manutupi kekurangannya sehingga pengendalian-pengendalian tersebut dalam kombinasinya menyediakan pengendalian ketat terhadap semua faktor yang penting terhadap kesuksesan organisasi.