Evaluasi Sistem Pengendalian Manajemen

Evaluasi Sistem Pengendalian Manajemen

EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN (KONTROL) MANAJEMEN

Mengapa Kontrol Tidak berjalan

Kontrol, meskipun dibuat dengan cermat, tidak selalu mencapai tujuan yang diinginkan. Meskipun kontrol dirancang untuk membantu manajer melakukan pekerjaanya dengan lebih baik, banyak manajer memandang kontrol sebagai ancaman, sebuah tantangan yang harus diatasi. Aldag dan Stearns mengindentifikasi empat reaksi terhadap sistem kontrol

1)     Dianggap sebagai permainan. Kontrol dilihat sebagai sebuah tantangan, sesuatu yang harus dikalahkan, bukan sebagai alat yang berguna bagi manajemen.

2)     Dianggap sebagai objek sabotase. Pegawai berusaha untuk merusak sistem kontrol, menciptakan kebingungan, dan merancang proyek dengan karakteristik yang kompleks.

3)     Informasi yang tidak akurat. Manajer memanipulasi informasi untuk membuat dirinya dan unitnya kelihatan lebih baik atau menciptakan data yang salah sehingga kontrol tidak beroperasi.

4)     Ilusi kontrol. Manajer memberikan kesan bahwa sistem kontrol memang berfungsi. Padahal sistem tersebut diabaikan atau disalahartikan. Hasil yang baik dikatakan sebagai hasil dari sistem.

Sistem kontrol manajemen merupakan system yang digunakan untuk mengumpulkan, menganalisis informasi, mengevaluasi, dan memanfaatkannya serta berbagai tindakan yang dilakukan oleh manajemen dalam melakukan pengendalian. Suatu system pengendalian manajemen harus dapat menjamin bahwa perusahaan telah melaksanakan strateginya dengan efektif dan efisien. Karakteristik system kontrol manajemen yang baik mencakup hal-hal sebagai berikut :

1.    Pernyataan tujuan perusahaan

2.    Rencana perusahaan yang digunakan untuk mencapai tujuan

3.    Kualitas dan kuantitas SDM yang sesuai dengan tanggung jawab yang dipikul dan adanya pemisahan fungsi yang memadai.

4.    Sistem pembuatan kebijakan dan praktik yang sehat pada masing-masing unit organisasi.

5.    Sistem penelaahan kebijakan dan praktk yang sehat pada masing-masing unit organisasi.

6.    Sistem penelaahan yang efektif pada setiap aktivitas untuk memperoleh keyakinan bahwa kebijakan dan praktik yang sehat telah dilaksanakan dengan baik.

Pernyataan Tujuan

Tujuan suatu perusahaan harus dinyatakan dengan jelas dan disosialisasikan ke berbagai tingkatan manajemen untuk dipahami. Tujuan dapat menunjukkan untuk apa perusahaan didirikan dan apa yang ingin dicapai. Oleh sebab itu, memahami tujuan perusahaan berarti memahami pula mengapa suatu program/aktivitas dilaksanakan untuk mencapai tujuannya.

Pernyataan tujuan dapat memberikan arah kepada semua komponen dalam perusahaan dalam melaksanakan aktivitasnya karena dengan pernyataan tujuan ini, di dukung dengan sosialisasi yang memadai akan membantu setiap komponen di dalam perusahaan tidak saja mampu untuk melaksanakan berbagai aktivitas tetapi juga memahami untuk apa mereka melakukan aktivitas tersebut, apa manfaatnya bagi perusahaan dan bagaimana seharusnya melaksanakan aktivitas tersebut sehingga secara optimal dapat mendukung pencapaian tujuan perusahaan. Dalam melakukan penelaahan terhadap system pengendalian manajemen perusahaan, auditor harus memahami dengan baik tujuan perusahaan.

Rencana perusahaan

Rencana yang merupakan penjabaran dari tujuan perusahaan, harus disusun untuk mencapai sasaran perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang, yang biasanya juga diikuti dengan penentuan strategi untuk mengimplementasikannya. Dalam rangka mencapai sasaran perusahaan, rencana diimplementasikan dalam berbagai program/aktivitas lengkap dengan anggaran yang ditetapkan untuk setiap program/aktivitas tersebut. Rencana dalam bentuk anggaran dapat digunakan sebagai sarana untuk mengendalikan berbagai program/aktivitas yang dilaksanakan termasuk sebagai alat untuk mengevaluasi pelaksanaan program/aktivitas tersebut.

Rencana biasanya disusun berdasarkan pencapaian terbaik perusahaan pada waktu sebelumnya untuk menentukan pencapaian terbaik berikutnya. Oleh sebab itu, penyusunan rencana harus diawali dengan adanya identifikasi terhadap ketersediaan sumber daya, berbagai hambatan internal, peluang-peluang yang mungkin dicapai, dan berbagai hambatan eksternal yang mungkin dihadapi. Yang tidak kalah pentingnya, di samping realistis rencana juga harus memuat tentang keinginan perbaikan secara terus-menerus harus dilakukan.

Kualitas dan Kuantitas Sumber Daya Manusia yang Memadai

Perencanaan yang telah ditetapkan oleh suatu perusahaan harus didukung oleh ketersediaan SDM yang memadai dan merealisasikan rencana tersebut. Keberadaan SDM menjadi sangat penting karena semua wewenang dan tanggung jawab yang berhubungan dengan keberadaan sumber daya manusia tersebut. Kebutuhan SDM dalam perusahaan seharusnya lebih menekankan kepada kapasitas yang harus tersedia dihubungkan dengan berbagai program/aktivitas yang dilaksanakan dalam perusahaan. Kapasitas SDM yang harus tersedia dipengaruhi oleh dua hal penting yaitu kualitas dan kuantitas. Karyawan yang banyak tanpa tanpa kemampuan dan keterampilan yang sesuai dengan program/aktivitas yang dilaksanakan akan menimbulkan pemborosan karena keberadaannya tidak akan mampu memberikan kontribusi kepada perusahaan. Untuk menilai ketersediaan SDM dan efektivitasnya dalam mendukung pencapaian tujuan perusahaan, auditor harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut :

1.    Apakah rekrutmen karyawan yang dilakukan telah melalui suatu perencanaan SDM?

2.    Apakah seleksi karyawan yang dilakukan telah sesuai dengan pedoman penerimaan karyawan yang telah ditetapkan?

3.    Apakah karyawan yang diterima telah sesuai dengan kualifikasi bidang kerja (jabatan) yang akan diisi dan sesuai dengan kebutuhan pekerjaan yang ada pada perusahaan?

4.    Apakah spesfikasi dan deskripsi tersedia untuk masing-masing jabatan yang ada dalam perusahaan ?

5.    Apakah keputusan penempatan karyawan telah melalui orientasi yang memadai dan sesuai dengan kecenderungan berprestasi karyawan tersebut?

6.    Apakah setiap pekerjaan telah dilengkapi dengan uraian kerja yang memadai?

7.    Apakah program peningkatan kemampuan karyawan telah dilakukan sesuai dengan kebutuhan dan dilaksankan secara efektif dan efisien?

8.    Apakah penilaian prestasi, pemberian sanksi atau penghargaan kepada karyawan telah dilakukan secara adil, sesuai dengan ketentuan dan peraturan yang berlaku di perusahaan tersebut?

Kebijakan dan Praktik yang sehat

Berbagai kebijakan dibuat untuk mendukung kelangsungan praktik yang sehat di dalam perusahaan. Oleh karena itu, perumusan kebijakan harus memperhatikan kepentingan berbagai pihak yang ada di dalam perusahaan tersebut. Hal ini akan mendorong terjadinya keselarasan tujuan dalam perusahaan dan dapat memotivasi berbagai pihak untuk memberikan kontribusinya. Untuk mendukung praktik yang sehat, berbagai kebijakan yang dibuat perusahaan harus dikomunikasian kepada seluruh pihak yang berkepentingan agar terjadi komunikasi timbale balik antar kedua kelompok kepentingan utama yaitu pihak perusahaan yang diwakili manajemen dan karyawan. Seperangkat kebijakan biasanya dikomunikasikan dalam bentuk buku pedoman kebijakan dan praktik-praktik yang sehat dikomunikasikan dalam bentuk buku pedoman prosedur operasional.

Dalam menguji kebijakan yang dibuat oleh perusahaan, auditor harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

1.    Apakah kebijakan dinyatakan dengan jelas dalam bentuk tertulis dan sistematis serta dikomunikasikan kepada seluruh tingkatan manajemen dan karyawan secara sistematis dan tepat waktu.

2.    Apakah kebijakan yang dibuat telah sesuai dengan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku dan dilakukan peninjauan serta revisi secara berkala.

3.    Apakah kebijakan yang dibuat telah mengakomodasi kepentingan berbagai pihak dalam perusahaan dan secara tegas mengatur tentang hak dan kewajiban masing-masing pihak.

4.    Apakah kebijakan telah dibuat untuk melaksanakan kegiatan/aktivitas secara hemat efisien dan efektif.

5.    Apakah ada kebijakan khusus bagi setiap pengendalian manajemen lain yang relevan dengan pelaksanaan kebijakan termasuk sanksi-sanksi terhadap pelanggaran kebijakan tersebut berdasarkan peraturan yang berlaku.

Sistem Review yang efektif

Sistem review menyangkut bagaimana pihak-pihak yang berwenang melakukan review terhadap berbagai aktivitas/kegiatan yang dilakukan. Hal ini merupakan suatu bentuk pengendalian terhadap proses yang berlangsung. Manajemen harus menetapkan sasaran yang ingin dicapai dan tolak ukur pengukuran ekonomisasi, efisiensi, dan efektivitas pelaksanaan aktivitas. Dalam system review yang baik, pelaksanaan supervisi harus dilaksanakan secara memadai. Supervisor harus mampu mengarahkan pelaksanaan prosedur berjalan secara ekonomis, efektif, dan efisien serta sesuai dengan kebijakan yang telah ditentukan.

Auditor harus melakukan audit terhadap semua rencana yang dibuat berkaitan dengan aktivitas yang akan dilakukan termasuk ketersediaan sumber daya untuk melakukan aktivitas tersebut. Di samping itu auditor juga harus menelusuri semua metode yang digunakan manajemen dalam membandingkan pelaksanaan aktivitas sesungguhnya dengan rencana yang berkaitan dengan aktivitas tersebut. Dalam hal ini auditor harus melakukan pengamatan langsung terhadap kekuatan maupun kelemahan system pengendalian manajemen yang dimiliki perusahaan.

Elemen system review yang lain yang harus ada dalam system pengendalian manajemen yang baik adalah adanya fungsi pelaporan internal dan fungsi audit internal. Auditor harus menilai sifat dan efektivitasnya metode review dan pelaporan internal yang berhubungan dengan masing-masing aktivitas yang diaudit. Efektivitas system pelaporan internal perusahaan dapat dinilai dari hal-hal sebagai berikut :

Efektivitas system pelaporan internal perusahaan internal perusahaan dapat dinilai dari hal-hal sebagai berikut :

1.Apakah system pelaporan yang dimiliki dapat memberikan informasi mutakhir yang dibutuhkan oleh pejabat-pejabat yang bertanggung jawab, untuk kepentingan tindakan manajemen?

2.Apakah ada keharusan dari setiap pelaksana untuk melaporkan secara tertulis setiap hasil kerja/aktivitas yang dilakukan?

3.Apakah laporan disusun berdasarkan data dan informasi yang benar dan tepat waktu?

Sedangkan efektivitas audit internal dapat dinilai dari hal-hal berikut ini :

1.Apakah ada petugas auditor internal dan telah ditempatkan pada posisi yang benar dalam organisasi?
2.Apakah ruang lingkup auditnya ditetapkan dengan jelas dan audit internal tersebut telah memenuhi syarat kompetensi, dapat diandalkan dan tepat waktu?

3.Apakah audit ditekankan pada perbaikan organisasi dan adalah prosedur yang mengatur tindak lanjut atas hasil auditnya?

Kesimpulan hasil review dan pengujian terhadap pengendalian manajemen dapat memberikan gambaran kepada auditor tentang :

1.Keandalan system pengendalian manajemen perusahaan dalam memandu operasional yang berlangsung pada perusahaan tersebut dan kemampuannya dalam memenuhi kebutuhan dokumentasi, pengukuran, penilaian terhadap aktivitas yang dilaksanakan.

2.Apakah tersedia cukup bukti yang dibutuhkan dalam pengembangan tujuan audit sementara menjadi tujuan audit yang sesungguhnya, sehingga dapat dipergunakan sebagai tujuan audit selanjutnya, atau tidak tersedia cukup bukti sehingga pengembangan tujuan audit sementara ini tidak perlu dilanjutkan.

3.Langkah kerja yang dilaksanakan pada tahap berikutnya untuk memudahkan program kerja audit lanjutan guna mengetahui :

a.Apakah ruang lingkup kegiatan audit telah ditetapkan dengan jelas dan pekerjaan audit internal perusahaan telah memenuhi syarat kompetensi, dapat diandalkan dan tepat waktu?

b.Menentukan tujuan audit bersama penanggung jawab mengenai audit lanjutan?

Ada tujuh langkah kunci yang harus diperhatikan auditor dalam melakukan review dan pengujian terhadap pengendalian manajemen perusahaan, yaitu :
1.Menetapkan tingkat penting dan pekanya hal-hal pokok dari program/aktivitas yang diaudit.

2.Menilai tingkat kerentanan program/aktivitas tersebut terhadap penyalahgunaan sumber daya, kegagalan pencapaian sasaran dan ketidaktaatan terhadap ketentuan, peraturan dan kebijakan yang ditetapkan perusahaan.

3.Mengindentifikasi dan memahami pengendalian-pengendalian manajemen yang relevan.

4.Menetapkan apa yang sudah diketahui tentang efektivitas pengendalian.

5.Menilai kecukupan desain pengendalian

6.Menetapkan melalui pengujian apakah pengendalian-pengendalian yang ada sudah cukup efektif.

7.Melaporkan hasi-hasil penilaian manajemen dan mendiskusikan tindakan-tindakan perbaikan yang diperlukan.

Pemeriksaan dan Pelaporan atas kontrol

Practice Advisory 2120.A1-1, “ Pemeriksaan dan pelaporan atas proses kontrol,” memberikan lebih banyak rincian dalam hal penentuan kecukupan dan efektivitas proses kontrol serta tanggng jawab kepala eksekutif audit untuk melaporkan informasi tentang penilaian auditor internal ke manajemen senior dan komite audit. Practice Advisory memberikan rincian mengenai pekerjaan kepala eksekutif audit, yaitu:

• Membuat rencana audit untuk mengumpulkan bahan bukti yang memadai
• Mempertimbangkan pekerjaan yang relevan yang bisa dilakukan orang lain
• Mengevaluasi ukuran kerja dari dua sudut pandang :

-       Kecukupan kontrol untuk organisasi secara keseluruhan

-       Tercakupnya berbagai transaksi dan jenis proses bisnis

Rencana audit harus mencakup evaluasi efektivitas system kontrol. Pertimbangan dalam membuat evaluasi ini adalah :

• Apakah ditemukan adanya kelemahan atau ketidakonsistenan?
• Jika ada, apakah telah dilakukan koreksi atau perbaikan?
• Apakah temuan dan konsekuensinya mengarah kepada kesimpulan bahwa tingkat risiko usaha cukup tinggi?

Laporan evaluasi harus menyatakan peran yang diemban proses kontrol dalam mencapai tujuan organisasi dan harus menyatakan bahwa :

• Tidak ditemukan adanya kelemahan
• Bila terdapat kelemahan harus disebutkan, termasuk dampaknya terhadap tingkat risiko dan pencapaian tujuan organisasi.

Laporan tahunan haruslah jelas, ringkas, informatif, dan dapat dipahami-yaitu mempertimbangkan pembaca yang menjadi sasaran laporan. Laporan harus mencakup rekomendasi perbaikan dan informasi lainnya agar laporan menjadi berguna.

Kontrol Preventif, Detektif, dan Korektif

Kontrol preventif lebih efektif dari segi biaya dibandingkan kontrol detektif. Ketika diterapkan ke dalam sebuah system, kontrol preventif dapat mencegah kekeliruan dan oleh karena itu mencegah biaya perbaikan. Kontrol preventif bisa mencakup, misalnya : Karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya; pemisahan tugas untuk mencegah pelanggaran yang disengaja, otorisasi yang layak untuk mencegah penggunaan sumber daya organisasi dengan tidak semestinya; dokumentasi dan catatan yang memadai serta prosedur pencatatan yang layak untuk mencegah transaksi yang tidak semestinya; dan kontrol fisik atas aktiva untuk mencegah penyalahgunaan atau pencurian.

Kontrol detektif biasanya lebih mahal dibandingkan kontrol preventif, tetapi tetap saja diperlukan. Pertama, kontrol detektif mengukur efektivitas kontrol preventif. Kedua, beberapa kekeliruan tidak bisa secara efektif dikendalikan oleh system pencegahan; kekeliruan tersebut harus dideteksi saat terjadi. Kontrol detektif mencakup pemeriksaan dan perbandingan, seperti catatan kinerja dan pemeriksaan independen atas kinerja. Kontrol detektif juga mencakup sarana kontrol seperti rekonsiliasi bank, konfirmasi saldo bank, perhitungan kas, rekonsiliasi rincian piutang usaha kea kun pengendali piutang usaha, pemeriksaan fisik persediaan dan analisis varians, konfirmasi dengan pemasok utang usaha, penggunaan teknik-teknik komputer seperti limit transaksi, kata kunci, pengeditan, dan system pemeriksaan seperti audit internal.

Kontrol korektif dilakukan bila terjadi hal-hal yang tidak semestinya dan telah dideteksi. Semua kontrol detektif tidak ada gunanya bila kelemahan yang telah diidentifikasi tidak diperbaiki atau dianggap tidak masalah bila terulang. Oleh karena itu, manajemen harus mengembangkan system yang tetap menyoroti kondisi-kondisi yang tidak diinginkan sampai diperbaiki, dan jika layak, harus menetapkan prosedur-prosedur untuk mencegah terulangnya kondisi tersebut. Pendokumentasian dan system pelaporan membuat masalah-masalah tetap berada di bawah pengawasan manajemen sampai diselesaikan atau kerusakan diperbaiki.

Sebuah sistem pengendalian manajemen (MCS) adalah suatu sistem yang mengumpulkan dan menggunakan informasi untuk mengevaluasi kinerja dari sumber daya organisasi yang berbeda seperti manusia, fisik, keuangan dan juga organisasi secara keseluruhan mempertimbangkan strategi organisasi.

http://www.slidefinder.net/m/management_control_systems_chapter_designing/2525017