Kamis, 24 Mei 2012

Laporan Magang di PT.PERTAMINA UPMS REGION VII MAKASSAR

BAB I
PENDAHULUAN

A.           Latar Belakang
Perekonomian modern yang semakin kompeks dengan tingkat persaingan yang tinggi maka pengelolaan aktivitas perusahaan secara efektif dan efisien  merupakan prasyarat utama agar perusahaan memiliki daya saing yang tinggi dan kemampuan memperoleh laba.
Di dalam perusahaan yang melakukan penjualan secara kredit berarti perusahaan mengadakan piutang. Semakin besar proposi dan jumlah kredit, semakin besar pada piutang yang dimiliki perusahaan. Apabila para pelanggan tidak merubah kebiasaan dalam melunasi hutang mereka, maka akan timbul piutang bagi perusahaan. Besar kecilnya piutang yang dimiliki perusahaan akan mempengaruhi kondisi perusahaan dalam menjalankan aktivitasnya.
Dalam kaitannya dengan uraian diatas, maka PT PERTAMINA (Persero) merupakan perusahaan BUMN yang bergerak di bidang Minyak dan Gas melakukan sistem penjualan tunai yang sasarannya adalah peningkatan penjualan guna mencapai profit margin. Di samping itu perusahaan menggunakan penjualan secara kredit. Salah satu contohnya yaitu kepada perusahaan pemerintah seperti TNI.
Salah satu fungsi utama Babek TNI dalam melaksanakan pembekalan materil TNI terpusat adalah merumuskan dn menyiapkan tata cara dan pertanggungjawaban pengadaan dan distribusi materil TNI secara terpusat sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Bahan bakar minyak dan Pelumas merupakan salah satu unsur penting dalam sistem dukungan logistik dan mempunyai nilai strategis, karena merupakan unsur energi dan bekal pemeliharaan guna menjamin kesiapan alat utama / alat peralatan TNI.
PT PERTAMINA (Persero) Region VII menangani penagihan piutang kepada TNI untuk wilayah Sulawesi, Maluku dan Papua. Untuk menangani hal tersebut PT PERTAMINA (Persero) Region VII dan TNI melakukan sebuah kerja sama yaitu pembelian bahan bakar minyak dan pelumas secara kredit.
PT PERTAMINA (Persero) selalu berusaha memenuhi kebutuhan BMP dari TNI yang selalu memerlukan bahan bakar tersebut dengan jumlahnya sangat besar dan waktu yang berkesinambungan, dengan adanya prosedur administrasi penagihan piutang, maka pihak manajemen dapat mengetahui bagaimana prosedur-prosedur yang harus dipenuhi dan batas-batas kewenangan yang diberikan dalam penagihan piutang, sehingga pihak manajemen dapat melakukan pengawasan dan pengendalian sesuai dengan ketentuan dan kewenangan yang diberikan. Selain itu pihak manajemen juga dapat mengevaluasi kinerja akhir periode untuk menganalisa penyimpangan-penyimpangan yang terjadi dan mencari jalan keluarnya sehingga tidak terulang lagi pada periode berikutnya.
Oleh karena itu, penting bagi kami untuk meneliti tentang prosedur administrasi penagihan piutang PT PERTAMINA (Persero) Region VII di lingkungan TNI, karena tanpa adanya prosedur administrasi penagihan piutang, PT PERTAMINA (Persero) Region VII tidak dapat mengetahui berapa banyak kuantiti produk yang dibeli serta harga yang diberikan oleh PT PERTAMINA (Persero) atas produk yang dibeli dan waktu pengambilan produk dan pembayaran piutang tidak diketahui dengan pasti.
Dari uraian latar belakang diatas dan hasil dari praktek magang di perusahaan tersebut, maka penulis memutuskan untuk membuat laporan mengenai “Prosedur Administrasi Penagihan Piutang PT. PERTAMINA (PERSERO) REGION VII di Lingkungan TNI”. Namun, kami menyadari bahwa keterbatasan yang dihadapi terutama waktu yang relatif singkat dan pembahasan tentang penagihan piutang cukup luas, maka laporan ini hanya berfokus pada Prosedur Administrasi Penagihan Piutang PT PERTAMINA (Persero) Region VII di Lingkungan TNI.

B.            Sejarah Singkat Perusahaan
Pertamina adalah perusahaan minyak dan gas bumi yang dimiliki Pemerintah Indonesia (National Oil Company), yang berdiri sejak tanggal 10 Desember 1957 dengan nama PT. Permina. Pada tahun 1961, perusahaan ini berganti nama menjadi PN Permina dan setelah merger dengan PN Pertamina ditahun 1968, namanya berubaah menjadi PN Pertamina. Dengan gulirnya UU No. 8 Tahun 1971 sebutan perusahaan menjadi Pertamina. Sebutan ini tetap dipakai setelah Pertamina berubah status hukumnya menjadi PT. Pertamina (Persero) pada tanggal 17 September 2003 berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 22 tahun 2001 pada tanggal 23 November 2001 tentang Minyak dan Gas Bumi. Pendirian perusahaan ini dilakukan menurut ketentuan-ketentuan yang tercantum dalam UU No. 1 Tahun 1995 tentang Perseroan terbatas, Peraturan Pemerintah No 12 Tahun 1998 tentang Perusahaan Perseroan (Persero), dan Peraturan Pemerintah No. 45 Tahun 2001 tentang Perubahan atas Peraturan Pemerintah No. 12 Tahun1998 dan peralihannyaa berdasarkan PP No. 31 Tahun 2003 “Tentang Pengalihan Bentuk Perusahaan Pertambangan Minyak dan Gas Bumi Negara (PERTAMINA) Menjadi Perusahaan Perseroan (PERSERO)”.  Sesuai dengan akta pendiriannya, maksud dari Perusahaan Persero adalah untuk menyelenggaraakan usaha dibidang minyak dan gas bumi, baik didalam maupun diluar negeri serta kegiatan usaha lain yang terkait atau menunjang kegiatan usaha di bidang minyak dan gas bumi tersebut. Adapun tujuan dari Perusahaan Perseroan adalah untuk:
1.             Mengusahakan keuntungan berdasarkan prinsip pengelolahan Perseroan secara efektif dan efisien.
2.             Memberikan kontribusi dalam meningkatkan kegiatan ekonomi untuk kesejahteraan dan kemakmuran rakyat. Untuk mencapai maksud dan tujuan tersebut, Perseroan melaksanakan kegiatan usaha sebagai berikut:
·                Menyelenggarakan usaha di bidang minyak dan gas bumi beserta hasil olahan dan turunannya.
·                Menyelenggarakan kegiatan usaha di bidang panas bumi yang ada pada saat pendiriannya, termasuk Pembangkit Listrik Tenagan Panas Bumi (PLTP) yang telah mencapai tahap akhir negosiasi dan berhasil menjadi milik Perseroan.
·                Melaksanakan pemasaran Liquified Natural Gas (LNG) dan produk yang dihasilkan dari kilang LNG.
·                Menyelenggarakan kegiatan usaha lain yang terkait atau menunjang kegiatan usaha sebagaimana yang dimaksud dalam nomor 1, 2, dan 3.
Sesuai dengan ketentuan dalam Undang-Undang MIGAS baru, Pertamina tidak lagi menjadi satu-satunya perusahaan yang monopoli industri MIGAS, melainkan kegiatan usaha minyak dan gas bumi diserahkan kepada mekanisme pasar.
Visi dan Misi Perusahaan
Visi : Menjadi perusahaan minyak nasional kelas dunia.
Misi : Menjalankan usaha inti minyak, gas, dan bahan bakar nabati secara terintegrasi, berdasarkan prinsip-prinsip komersial yang kuat.
               Kuliah Kerja Lapangan yang dilakukan selain untuk menjalin relevansi pendidikan sesuai konsentrasi yang dibina juga memperoleh umpan balik yang sangat berharga dalam rangka pengembangan di masa mendatang, di mana diharapkan dapat menjadi sasaran pengangan bagi mahasiswa atau menjadi langkah awal untuk memperoleh pengalaman kerja.

C.           Sejarah PT. PERTAMINA (Persero) Region VII
PT PERTAMINA (Persero) Region VII Makassar atau yang biasa disebut PT PERTAMINA (Persero) Upms VII Makassar, merupakan satu dari delapan unit operasi pemasaran di lingkungan Direktorat Pemasaran dan Niaga (Dit. PDN) PT PERTAMINA (Persero) yang dibentuk oleh Kantor Pusat PERTAMINA tanggal 30 Oktober 1978 Direktur Utama PT PERTAMINA Joede Sumbono dan dimiliki 100% sahamnya oleh pemerintah.
Pada awalnya unit ini disebut Unit Pembekalan dan Pemasaran Dalam Negeri UPPDN), memiliki wilayah yang cukup luas mencakup wilayah Sulawesi, Nusa Tenggara, Timor-Timur, Maluku dan Irian Jaya. Namun demikian sejalan dengan semakin tingginya permintaan BBM dan pertumbuhan pembangunan di Kawasan Indonesia Timur, maka pemekaran dari Unit Pembekalan tersebut perlu dilakukan agar lebih terlokalisir pada suatu wilayah. Saat ini Upms VII hanya meliputi wilayah Sulawesi yaitu 7 propinsi yaitu Propinsi Sulawesi Utara, Sulawesi Tengah, Gorontalo, Sulawesi Tenggara, Sulawesi Selatan dan Sulawesi Barat.
Sejak 1987 – 2005, Upms VII menyalurkan produk BBM bersubsidi yang merupakan penugasan pemirintah nirlaba berdasarkan UU No. 8 tahun1971 dengan sistem cost dan fee. Penentuan BBM bersubsidi yang disalurkan yaitu berdasarkan pembahasan Pemerintah dan DPR, sehingga Upms VIImenyalurkan BBM bersubsidi sesuai kuota yang diterima dari Direksi PERTAMINA. Selain itu, Upms VII juga memasarkan produk-produk Non Subsidi yang berorientasikan laba. Upms VII mendapatkan suplai / pasokan dari kilang – kilang utama di dalam negeri seperti Kilang Balikpapan, Kilang Balongan, Kilang Plaju dan Kilang Cilacap.
Upms VII dipimpin General Manajer yang membawahi 8 fungsi yaitu Penjualan, Pengadaan, Teknik, PKK/Marine, Sekuriti, LK3 dan Umum. Satu kantor cabang yang berkoordinasi dengan 1 fungsi Internal Audit seperti yang tergambar dalam struktrur organisasi. Setiap jabatan dalam struktur organisasi. Setiap jabatan dalam struktur organisasi disertai jabatan untuk mengatur tugas masing-masing personal di dalam organisasi.
Struktur Organisasi dan Pembagian Tugas
a.             Struktur Organisasi
PT Pertamina (Persero) Region VII merupakan salah satu perusahaan BUMN yang memiliki tugas untuk menjalankan program-program pemerintah. Gambaran secara sistematik guna menjelaskan hubungan antara bagian-bagian terutama dalam pembagian tugas dan tanggung jawab sangat dibutuhkan dalam suatu badan. Berikut akan disajikan struktur organisasi PT PERTAMINA (Persero) Region VII untuk menggambarkan hubungan antara bagian-bagian yang dimaksud.






















































b.             Pembagian Tugas
v   Manager, Marketing Finance Offsite Support Region VII :
Merencanakan, menganalisis dan mengevaluasi kegiatan administrasi operasi keuangan meliputi kegiatan pengolahan cash on hand, transaksi penerimaan setoran pelanggan, Account Payable, Perpajakan, Arus Produk dan Account Receivable untuk memastikan proses bisnis yang menjadi tanggung jawab TBBM terselenggara sesuai dengan pedoman perusahaan.
v   Assitant Manager Bussiness Support
Merencananakan, mengarahkan, mengendalikan, dan mengevaluasi kegiatan Finance Bussiness Support meliputi anggaran, perpajakan, laporan manajemen, dan pengelolaan dana untuk memastikan proses bisnis Finance Bussiness Support di Finance Region terselenggara sesuai dengan pedoman perusahaan.
·                Senior Supervisor, Budget & Costing
Mererencanakan, menganalisis dan mengevaluasi kegiatan anggaran yang meliputi anggaran operasi dan investasi untuk memastikan proses bisnis anggaran di Finance Region terselenggara sesuai dengan pedoman perusahaan.


·                Senior Analyst, Tax Advisory
Menganalisis dan mengevaluasi kegiatan perpajakan meliputi pajak pusat, pajak daerah, dan retribusi  untuk memastikan kegiatan perpajakan terselenggara sesuai dengan peraturan perpajakan yang berlaku.
·                Senior Analyst, Marketing Finance Perfomance :
Menyiapkan, menganalisis, dan mengevaluasi data keuangan untuk memastikan laporan  manajemen Finance Region diselesaikan tepat waktu sesuai target yang telah ditetapkan serta berperan sebagai penghubung antara fungsi keuangan dengan fungsi non keuangan di region unit dalam hal penyediaan data dan indormasi keuangan untuk mendukung pengambilan keputusan bisnis.
·                Supervisor, Cash & Bank
Merncanakan, menganalisis dan mengevaluasi kegiatan pengelolaan dana yang menjadi tanggung jawab Finance Region untuk memastikan kelancaran operasional perusahaan.
v   Assistant Manager, Product & AR Accounting
Merencanakan, mengarahkan, mengendalikan dan mengevaluasi kegiatan akuntansi minyak yang meliputi Quantity Accounting, AR Accounting untuk memastikan laporan arus produk diselesaikan tepat waktu sesuai target, memastikan laporan AR sesuai dengan ketentuan perusahaan, serta memastikan proses bisnis arus produk dan AR menjadi tanggung jawab Finance Region terselenggara sesuai pedoman perusahaan.
·                Senior Supervisor, Quantity Accounting :
Merencanakan, menganalisis, dan mengevaluasi kegiatan quantity accounting yang meliputi quantity analysist untuk memastikan laporan arus produk yang menjadi tanggung jawab Finance Region terselenggara sesuai dengan pedoman perusahaan.
·                Senior Supervisor, Account Receivables
Merencanakan, menganlisis dan mengevaluasi kegiatan AR accounting terkait dengan pemerintah dan pelanggan komersial untuk memastikan laporan AR sesuai dengan ketentuan perusahaan serta memastikan proses bisnis AR dan kolektibilitas yang menjadi tanggung jawab finance region terselenggara sesuai dengan pedoman perusahaan.
v   Assistant Manager, Financial Accounting :
Merencanakan, mengarahkan, mengendalikan dan mengevaluasi financial accounting yang meliputi general accounting dan account payable / receivable untuk memastikan laporan keuangan yang menjadi tanggung jawab finance region disajikan secara wajar sesuai dengan standar akuntansi keuangan, serta memastikan proses bisnis financial accounting di finance region, terselenggara sesuai dengan pedoman perusahaan.

·                Senior Supervisor, General Accounting :
Menganalisis dan mengevaluasi kegiatan general accounting yang meliputi General Ledger, Assets dan Material untuk memastikan laporan keuangan yang menjeadi tanggung jawab finance region disajikan dengan wajar sesuai dengan standar Akuntansi Keuangan, serta memastikan proses bisnis general accounting di finance region terselenggara dengan pedoman perusahaan.
·                Senior Supervisor, AP & Non Trade AR :
Menganalisis dan mengevaluasi kegiatan keuangan meliputi AP non trade AR, dan AP-AR employee untuk memasikan laporan AP-AR disajikan secara wajar sesuai standar akuntansi keuangan, serta memastikan proses bisnis AP-AR non trade terselenggara dengan pedoman perusahaan.
v   Senior Supervisor, Finance TBBM Makassar
Merencanakan, menganalisis dan mengevaluasi, kegiatan administrasi operasional keuangan, meliputi kegiatan pengelolaan cash on hand, transaksi penerimaan setoran pelanggan, Account Payable (AP), perpajakan, Arus Produk dan Account Receivable (AR) untuk memastikan proses bisnis yang menjadi tanggung jawab TBBM dan memastikan keakuratan Laporan Kas dan Bank.


v   Section Head Marketing Financial Off-Site SA Maluku-Papua
Mengendalikan dan mengarahkan kegiatan keuangan meliputi Bussiness Suport, Product & AR Accounting, Financial Accounting untuk memastikan laporan keuangan yang menjadi tanggung jawab Finance area Maluku-Papua disajikan secara wajar sesuai dengan standar akuntansi keuangan, memastikan laporan manajemen diselesaikan tepat waktu sesuai target yang ditetapkan, serta memastikan proses bisnis keuangan di wilayah kerja finance area Maluku-Papua terselenggara sesuai dengan pedoman perusahaan.













BAB II
PEMBAHASAN
2.1    Pengertian Prosedur
Pengertian prosedur menurut Mulyadi dalam bukunya yang berjudul Sistem Akuntansi menyatakan bahwa:
“Prosedur adalah suatu kegiatan yang melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi secaraberulang-ulang”.
( 2000:5 )
Sedangkan menurut Azhar Susanto dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Manajemen menyatakan bahwa:
“Prosedur adalah rangkaian aktivitas atau kegiatan yang dilakukan secara berulang-ulang dengan cara yang sama”.
( 2005:263 )
Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa prosedur adalah urutan kegiatan atau aktivitas yang melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih yang  dilakukan secara berulang-ulang dengan cara yang sama.

2.2         Pengertian Administrasi
Istilah administrasi berasal dari bahasa latin yaitu “Ad” dan “ministrate” yang artinya pemberian jasa atau bantuan, yang dalam bahasa Inggris disebut “Administration” artinya “To Serve”, yaitu melayani dengan sebaik-baiknya.
Pengertian administrasi dapat dibedakan menjadi 2 pengertian yaitu :
  1. Administrasi dalam arti sempit. Menurut Soewarno Handayaningrat mengatakan
“Administrasi secara sempit berasal dari kata Administratie (bahasa Belanda) yaitu meliputi kegiatan cata-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, keti-mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan”(1988:2).
Dari definisi tersebut dapat disimpulkan administrasi dalam arti sempit merupakan kegiatan ketatausahaan yang mliputi kegiatan cata-mencatat, surat-menyurat, pembukuan dan pengarsipan surat serta hal-hal lainnya yang dimaksudkan untuk menyediakan informasi serta mempermudah memperoleh informasi kembali jika dibutuhkan.
2.      Administrasi dalam arti luas. Menurut The Liang Gie mengatakan “Administrasi secara luas adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu”(1980:9).
Administrasi secara luas dapat disimpulkan pada dasarnya semua mengandung unsur pokok yang sama yaitu adanya kegiatan tertentu, adanya manusia yang melakukan kerjasama serta mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Pendapat lain mengenai administrasi dikemukan oleh Sondang P. Siagian mengemukakan “Administrasi adalah keseluruhan proses kerjasama antara 2 orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya” (1994:3). Berdasarkan uraian dan definisi tersebut maka dapat diambil kesimpulan bahwa administrasi adalah seluruh kegiatan yang dilakukan melalui kerjasama dalam suatu organisasi berdasarkan rencana yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan.


2.3         Penagihan
Menurut Muda (2006:512), Penagihan adalah meminta atau memperingatkan kepada orang yang punya hutang untuk membayar hutangnya, memperingatkan atau mendesak agar membayar iuran tersebut,menuntut agar melaksanakan janji (pernyataan dsb). Menurut Daryanto (1998:532), Penagihan adalah proses, pembuatan, cara menagih, permintaan (peringatan dan sebagainya) supayamembayar hutang dan sebagainya, tuntutan supaya memenuhi janji.
Berdasarkan definisi diatas dapat disimpulkan bahwa penagihan adalah suatu hal yang dilakukan untuk memberi peringatan kepada orang agar membayar hutang atau memenuhi perjanjian yang telah ditetapkan sebelumnya.

2.4         Pengertian Piutang
Piutang merupakan harta perusahaan atau koperasi yang timbul karena terjadinya transaksi penjualan secara kredit atas barang dan jasa yang dihasilkan oleh perusahaan. Menurut Rusdi Akbar (2004:199) menyatakan bahwa pengertian piutang meliputi semua hak atau klaim perusahaan pada organisasi lain untuk menerima sejumlah kas, barang, atau jasa di masa yang akan datang sebagai akibat kejadian pada masa yang lalu.
Menurut Warren Reeve dan Fess (2005:404) menyatakan bahwa yang dimaksud dengan piutang adalah sebagai berikut : ”Piutang meliputi semua klaim dalam bentuk uang terhadap pihak lainnya, termasuk individu, perusahaan atau organisasi lainnya”.
Menurut Mohammad Muslich (2003:109) mengemukakan yang dimaksud dengan piutang adalah sebagai berikut : ”Piutang terjadi karena penjualan barang dan jasa tersebut dilakukan secara kredit yang umumnya dilakukan untuk memperbesar penjualan”.
Sedangkan menurut M.Munandar (2006:77) yang dimaksud dengan piutang adalah sebagai berikut : ”Piutang adalah tagihan perusahaan kepada pihak ain yang nantinya akan dimintakan pembayarannya bilamana telah sampai  jatuh tempo”.
Dari beberapa definisi yang telah diungkapkan diatas,dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan piutang adalah semua tuntutan atau tagihan kepada pihak lain dalam bentuk uang atau barang yang timbul dari adanya penjualan secara kredit.
Klasifikasi Piutang
            Piutang merupakan aktiva lancar yang diharap[kan dapat dikonversi menjadi kas dalam waktu satu tahun atau dalam satu periode akuntansi. Piutang pada umumnya timbul dari hasil usaha pokok perusahaan. Namun selain itu, piutang juga dapat ditimbulkan dari adanya usaha dari luar kegiatan pokok perusahaan.
Warren Reeve dan Fess mengklasifikasikan piutang kedalam tiga kategori yaitu piutang usaha, wesel, tagih, dan piutang lain-lain sebagai berikut :
1.      Piutang Usaha
Piutang usaha timbul dari penjualan secara kredit agar dapat menjual lebih banyak produk atau jasa kepada pelanggan. Transaksi paling umum yang menciptakan piutang usaha adalah penjualan barang dan jasa secara kredit. Piutang tersebut dicatat dengan mendebit akun piutang usaha. Piutang usaha semacam ini normalnya diperkirakan akan tertagih dalam periode waktu yang relative pendek, seperti 30 atau 60 hari. Piutang usaha diklasifikasikan di neraca sebagai aktiva lancar.
2.      Wesel Tagih
Wesel tagih adalah jumlah yang terutang bagi pelanggan di saat perusahaan telah menerbitkan surat utang formal. Sepanjang wesel tagih diperkirakan akan tertagih dalam setahun. Maka biasanya diklasifikasikan dalam neraca sebagai aktiva lancar. Wesel biasanya digunakan untuk periode kredit lebih dari 60 hari. Wesel bisa digunakan untuk menyelesaikan piutang usaha pelanggan. Bila wesel tagih dan piutang usaha berasal dari transaksi penjualan maka hal itu kadang-kadang disebut piutang dagang (trade receivable)
3.      Piutang lain-lain
Piutang lain-lain biasanya disajikan secara terpisah dalam neraca. Jika p[iutang ini diharapkan akan tertagih dalam satu tahun, maka piutang tersebut diklasifikasikan sebagai aktiva lancar. Jika penagihannya lebih dari satu tahun maka piutang ini diklasifikasikan sebagai aktiva tidak lancar dan dilaporkan dibawah judul investasi. Piutang lain-lain (other receivable) meliputi piutang bunga, piutang pajak, dan piutang dari pejabat atau karyawan perusahaan.


Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Besarnya Piutang
Piutang merupakan aktiva yang penting dalam perusahaan dan dapat menjadi bagian yang besar dari likuiditas perusahaan. Besar kecilnya piutang dipengaruhi oleh beberapa faktor. Faktor-faktor tersebut diantaranya adalah seperti yang dikemukakan oleh Bambang Riyanto (2001:85-87) sebagai berikut :
a.       Volume Penjualan Kredit
Makin besar proporsi penjualan kredit dari keseluruhan penjualan memperbesar jumlah investasi dalam piutang. Dengan makin besarnya volume penjualan kredit setiap tahunnya bahwa perusahaan itu harus menyediakan investasi yang lebih besar lagi dalam piutang. Makin besarnya jumlah piutang berarti makin besarnya resiko, tetapi bersamaan dengan iu juga memperbesar profitability.
b.      Syarat Pembayaran Penjualan Kredit
Syarat pembayaran penjualan kredit dapat bersifat ketat atau lunak. Apabila perusahaan menetapkan syarat pembayaran yang ketat berarti bahwa perusahaan lebih mengutamakan keselamatan kredit daripada pertimbangan profitabilitas. Syarat yang ketat misalnmya dalam bentuk batas waktu pembayaran yang pendek, pembebanan bunga yang berat pada pembayaran piutang yang terlambat.
c.       Ketentuan Tentang Pembatasan Kredit
Dalam penjualan kredit perusahaan dapat menetapkan batas maksimal atau plafond bagi kredit yang diberikan kepada para langganannya. Makin tinggi plafond yang ditetapkan bagi masing-masing langganan berarti makin besar pula dana yang diinvestasikan dalam piutang. Sebaliknya, jika batas maksimal plafond lebih rendah, maka jumlah piutang pun akan lebih kecil.
d.      Kebijaksanaan Dalam Mengumpulkan Piutang
Perusahaan dapat menjalankan kebijaksanaan dalam pengumpulan piutang secara aktif atau pasif. Perusahaan yang menjalankan kebijaksanaan secara aktif, maka perusahaan harus mengeluarkan uang yang lebih besar untuk membiayai aktivitas pengumpulan piutang, tetapi dengan menggunakan cara ini, maka piutang yang ada akan lebih cepat tertagih, sehingga akan lebih memperkecil jumlah piutang perusahaan. Sebaliknya, jika perusahaan menggunakan kebijaksanaan secara pasif, maka pengumpulan piutang akan lebih lama, sehingga jumlah piutang perusahaan akan lebih besar.
e.       Kebiasaan Membayar Dari Para Langganan
Kebiasaan para langganan untuk membayar dalam periode cash discount akan mengakibatkan jumlah piutang lebih kecil, sedangkan langganan membayar periode setelah cash discount akan mengakibatkan jumlah piutang lebih besar karena jumlah dana yang tertanam dalam piutang lebih lama untuk menjadi kas.




BAB III
PEMBAHASAN

A.           Prosedur Administrasi
Dalam prosedur penagihan piutang oleh PT PERTAMINA (Persero) di lingkungan TNI merupakan suatu aturan yang telah diketahui dan disepakati oleh kedua pihak dengan menggunakan dasar hukum yaitu :
a.    Peraturan Menteri Pertahanan RI No. PER/06/M/XII/2005 tanggal 22 Desember 2005 tentang Sistem Keuangan Negara di lingkungan Dephan dan TNI.
b.    Surat Edaran Menteri Pertahanan No. SE/6/1/2002 tanggal 31 januari 2002 tentang Proses Penyelesaian Administrasi Pembiayaan yang dilaksanakan secara terpusat dan dipusatkan.
c.    Surat Keputusan Pangab Nomor Skep/191/III/1990 tanggal 28 Maret 1990 tentang Tata cara Pengolahan BMP di lingkungan ABRI.
d.   Buku Petunjuk Teknis Kababek TNI NO : Bujukunis/145/X/2005 tanggal 27 Oktober 2005 tentang pedoman Penomoran Surat Alokasi BMP (SA), Surat Perintah Penyaluran (SP2M), Surat Perintah Pelaksanaan Pengambilan BMP (SP3M) dan Kode Satuan Pemakai (Satkai) BMP di lingkungan TNI Dephan.
e.    Surat Persetujuan Bersama (SPB) antara TNI dan Pertamina.


B.            Mekanisme Pelaksanaan Pencocokan dan Penelitian BMP
Setelah TNI mengambil produk BMP di Pertamina, maka akan dilakukan suatu kegiatan yang namanya COKLIT (pencocokan dan penelitian) bertujuan untuk mengetahui kebenaran penerimaan fisik BMP dari PERTAMINA serta untuk mempercepat proses tersebut dan menghindari kesalahan admistrasi dalam pengolahan BMP antara PT PERTAMINA Region VII dengan TNI selaku penerbit Surat Alokasi.
a.    Pengambilan BMP
Sebelum pihak TNI mengambil produk BMP, harus melakukan kontrak terlebih dahulu. Dimana kontrak tersebut dibuat di lingkungan TNI pusat dengan pihak Pertamina pusat. Ketika pihak Pertamnina Upms VII bagian industri & Marine menerima SP2M dari TNI pusat, maka pihak TNI setempat juga juga akan menyerahkan SP2Mnya kepada bagian industri & marine yang kemudian akan dicocokkan. Setelah itu, maka akan dikeluarkan SP3M, yang akan digunakan TNI untuk mengambil BMP di Depot/DPPU/ Instalasi/Terminal Transit yang telah ditentukan.
          Dalam kondisi darurat, dimungkinkan pengambilan BMP mendahului SA (Surat Alokasi BMP) dengan syarat didukung Surat Pinjaman yang diterbitkan oleh Satkai-I dan surat persetujuan dari Pertamina Pusat (BBM Industri & Marine, Aviasi dan Pelumas)


b.    Penagihan BMP
Setiap sepuluh harian Depot/DPPU/Instalasi/Terminal Transit Upms VII membuat Rekapitulasi Penyerahan Produk menggunakan formulir dengan kode PB-221, yaitu bukti penyerahan produk yang berisi rekapitulasi penyerahan BMP kepada TNI perharian per SP3M dan ditandatangani oleh pihak PERTAMINA. Lalu dipisahkan per Angkatan, per SP3M, per BBM dan Non BBM serta ditanda tangani Ka Depot/DPPU/Instalasi/Terminal Transit Pertamina.
c.    Pencocokan dan penelitian (Coklit) di Satkai dan Upms/Depot/DPPU
Pencocokan dan penelitian di tingkat Satkai-II dilakukan antara Upms VII PERTAMINA dengan Satkai II ( TNI-AD, TNI AL, Dephan dan Mabes TNI). Pada pelaksanaannya Ka. Satkai-II setelah menerima pemberitahuan pelaksanaan Coklit dari Upms VII Pertamina, dan memerintahkan personilnya bersama-sama melaksanakan pencocokan dan penelitian di Upms VII setempat untuk pengambilan BMP bulan sebelumnya. Khusus untuk TNI-AU, Coklit dilaksanakan antara Depot/DPPU/Instalasi/Terminal Transit Pertamina dengan Satkai-III.
Dokumen yang akan di Coklit adalah rekapitulasi pengmbilan BMP yang dilampiri PB-221, PNBP-109 lembar-1 (Asli), serta Delivery Receipt/Receipt for Bunker untuk pengisian langsung dari Pertamina ke pesawat atau kapal laut dengan ketentuan yang talah ditentukan.
Apabila dari pihak TNI meminta rincian dokumen, maka akan di berikan juga dokumen invoice (dokumen yang digunakan sebagai pernyataan tagihan yang harus dibayar oleh customer dalam bentuk sederhana dikenal dengan nama BON ) serta faktur pajaknya.
Apabila pada saat Coklit terdapat dokumen yang tidak sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan, maka Upms VII akan mengkoordinasikan Depot/DPPU/Instalasi/Terminal Transit setempat dan dokumen tersebut dikembalikaan untuk dilaksanakan perbaikan.
Hasil Coklit dengan Upms VII tersebut kemudian dibuatkan rekapitulasi Pengambilan BMP. Hasil dan Rekapitulasi Pencocokan Penelitian harus sudah diterima oleh Satkai-I paling lambat akhir bulan berikutnya.
d.   Penyusunan Berita Acara Induk
Berdasarkan hasil Coklit yang dikirim oleh Satkai-II/III, maka Satkai-I membuat Rekapitulasi hasil Coklit pengambilan BMP di jajarannya dengan membandingkan jumlah kuantum antara BMP dan SP2M yang dikeluarkan. Apabila terdapat selisih maka Unit Organisasi melaksanakan koordinasi dengan Satkai di tingkat bawah dan Pertamina Pusat. Jika tidak ada kesalahan dan selisih maka Rekapitulasi tersebut dijadikan sebagai dasar pembutan berita pusat per unit organisasi.
Pertamina mengajukan Dokumen tagihan atas pengambilan BMP TNI untuk satu triwulan kepada panglima TNI pada awal bulan kedua triwulan berikutnya. Tagihan tersebut disusun dan dikelompokkan per unit organisasi. Atas pengajuan tersebut, Kababek TNI membuat Surat Perintah untuk melaksanakan penyusunan berita acara induk secara terpusat.
Apabila tidak terterdapat kesalahan dan delisih pada Coklit maka tim masing-masing unit organisasi sesuai perintah Kababek membuat berita acara induk. Berdasarkan Berita Acara Induk tersebut selesai, Kababek TNI mengajukan rekomendasi atau usulan pembayaran kepada Dirjen Renhan Dephan.
e.    Prosedur Penyelesaian Administrasi Pembayaran BMP
Pembayaran atas tagihan pengambilan BMP dari Pertamina dilaksanakan secara terpusat berpedoman pada Surat Persetujuan Bersama. Pelaksanaan pembayaran atas pengambilan BMP berdasrkan data pengambilan nyata yang tercantum dalam PNBP-109, Delivery Receipt, Receipt for Bunker disertai PB-221 yang sudah dilaksanakan Coklit serta dituangkan dalam berita acara induk dan rekomendasi / usulan pembayaran yang dibuat oleh Babek TNI.
f.     Batas Kewenangan Penagihan Piutang PT PERTAMINA Region VII
Berdasarkan kegiatan pencocokan dan penelitian piutang di lingkungan TNI di atas, PT PERTAMINA Region VII hanya bertindak sebagai Unit Pemasaran. Dimana, Upms VII menerima semua dokumen pengambilan BMP dilingkungan TNI dari Depot/DPPU/Instalasi/Terminal Transit yang merupakan wilayah Upms VII, begitu juga unit organisasi TNI yang masuk dalam kawasan Sulawesi, Maluku dan Papua, kemudian berkas pengambilan BMPnya akan diproses di PT Pertamina pusat bukan ke Unit Pemasaran.

III.2  Evaluasi atas Prosedur Penagihan Piutang di Lingkungan TNI
Walaupun dalam kegiatan Pencocokan dan Penelitian yang dilakukan oleh lingkungan TNI memiliki prosedur dan tahap-tahap yang terorganisir, namun masih sering terjadi kesalahan dalam pencatatan dan penyusunannya, yaitu :
·      Dalam pengiriman berkas dari Depot/DPPU/Instalasi/Terminal Transit atas Pembelian BMP oleh TNI, biasanya kan dikirmkan PB-221 maka dari Upms VII akan membuat invoicenya. Dalam hal ini kadang nomor invoice yang ada pada PB-221 berbeda dengan dokumen invoicenya, sehingga jika dicocokkan dengan data yang ada di komputer maka data tidak ditemukan.
·      Sering terjadi PB-221 yang kembar, hal ini juga dapat membuat pekerjaan jadi tidak efesien, karena data yang telah dimasukkan bisa sampai 2-3 kali dengan data yang sama.
·      Dari pihak Depot/DPPU/Instalasi/Terminal Transit setempat, kadang juga melakukan pencatatan yang salah, sehingga menyebabkan perbedaan yang dapat menimbulkan masalah.
·      Dari pihak Depot/DPPU/Instalasi/Terminal Transitsetempat juga sering mengirim dokumen yang tidak lengkap sehingga harus menunggu dokumen tersebut dikirimkan kemudian diproses lebih lanjut.
·      Khusus untuk produk avtur, yang memiliki dokumen tambahan yaitu Delivery Receipt tapi terkadang bila dikeluarkan langsung dari bunker maka dokumen tersebut tidak memiliki DR.


















BAB III
PENUTUP

A.           KESIMPULAN
Dari pembahasan diatas maka yang dapat kami simpulkan sebagai berikut.
1.    Dalam prosedur pengihan piutang oleh PT Pertamina (Persero) di lingkungan TNI merupakan suatu aturan yang telah diketahui dan di sepakati oleh kedua pihak dengan menggunakan dasar hukum yaitu Surat Persetujuan Bersama antara TNI dan Pertamina.
2.    Setelah TNI mengambil produk BMP di pertamina, maka akan dilakukan suatu kegiatan yang namanya Coklit bertujuan unutk mengetahui kebenaran penerimaan fisik BMP dari PERTAMINA serta untuk mempercepat proses tersebut dan menghindari kesalahan administrasi dalam pengelolaan BMP antara PT. Pertamina (Persero) Region VII (Upms VII) dengan TNI selaku penerbit Surat Alokasi.
3.    Pembayaran atas tagihan pengambilan BMP dari Pertamina dilaksanakan secara terpusat berpedoman pada Surat Persetujuan Bersama (SPB). Pelaksanaan pembayaran atas pengambilan BMP berdasarkan data pengambilan nyata yang tercantum dalam PNBP-109, Delivery Receipt, Receipt for Bunkir disertai PB221 yang sudah dilaksanakan COKLIT serta diguanakan dalam berita acara Induk dan rekomendasi/usulan pembayaran yang dibuat oleh Babek TNI.
4.    Walaupun dalam kegiatan Pencocokan dan Penelitian yang dilakukan oleh lingkungan TNI memiliki prosedur dan tahap-tahap yang terorganisasi, namun masih sering terjadi kesalahan dalam pencatatan dan penyusunan, yaitu:
a.       Kadang nomer invoice yang ada pada PB-221 berbeda dengan dokumen invoicenya.
b.      Sering terjadi dokumen PB-221 yang kembar
c.       Kadang juga dari pihak Depot/DPPU/Instalasi/ Terminal Transif dalam mengirimkan dokumen penagihan piutang melakukan kesalahan pencatatan.
IV.2 Saran
            Dari hasil observasi penagihan piutang di lingkuang TNI, PT. Pertamina (persero) Region VII ( Upms VII ) memang telah memiliki prosedur administrasi yang telah terstruktur, namun masih banyk hal yang baik untuk diperhatikan guna meminimalisasikan kemungkinan terjadinya perbedaan yang dapat merugikan perusahaan. Solusi yang sebaiknya dilakukan yaitu:
-          Dengan adanya sebuah aplikasi yangt terintegrasi telah digunakan oleh PT. Pertamina, maka mereka akan saling terkoneksi dan mengetahui atas setiap transaksi atau kegiatan yang akan dilakuakan  maupun telah dilakukan. Oleh karena itu, baik di pihak Upms VII atau pihak Depot/DPPU/Instalasi/ Teriminal Transit sebaikna memperhatikan data dengan seksama sehingga tidak terjadi kekeliruan atau perbedaan pendapat dan  pencatatan transaksi khususnya dalam penagihan piutang di kalangan TNI.
-          Depot/DPPU/Instalasi/Terinal Transit yng bertugasa  membuat PB-221, sebaiknya memperhatikan dokumennya. jangan sampai,  yang telah dibuat ada (kembar).
-          Depot/DPPU/Instalasi/ Terminal Transit bertugas mengirmkan data enagihan BMP ke Umps VII, sebaiknya memerisa kelengkapan kelengkapan dokumennya terlebih dahulu, sehingga dokumen tersebut ketika sampai di Unit Pemasaran bisa langsung diproses.
-          Depot/DPPU/Instalasi/Terminal Transit sebelu mengirimkan dokumen-dokumen ke Upms VII, sebaiknya dipisahkan per angkatan, per SP3M, per BBM dan Non BBM. Sehingga, ketika dokumen tersebut sampai ke Unit Pemasaran, akan lebih mudah untuk diproses.
-          Depot/DPPU/Instalasi/Terminal Transit sebaiknya dalam mengirimkan data-data penagihan piutang BMP ke Upms VII harus tepat waktu.
-          Waktu COKLIT dilakukan, Upms VII selaku panitia pelaksanaan kegitan tersebut serta sebagai pihak yang memproses dokumen penagihan piutang BMP untuk TNI sebaiknya melampirkan dokumen Invoice dan faktur pajak untuk menjamin keakuratan data.





Tidak ada komentar:

Poskan Komentar