Klau's Blog

AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA

Secara tradisional, manajemen memberikan perhatian utama dalam pencapaian efisiensi dan ekonomisasi penggunaan sumber-sumber daya alam (bahan baku) dalam tujuan perusahaannya. Pada saat ini, perhatian lebih diarahkan pada sumber daya manusia (SDM) dan kontribusinya terhadap pencapaina tujuan perusahaan. Mengingat begitu pentingnya fungsi SDM terhadap keberhasilan perusahaan, maka perlu dilakukan penilaian untuk memastikan apakah fungsi ini telah mampu memberikan kontribusi terbaik kepada perusahaan, yang meliputi :

·         Terpenuhinya SDM yang memenuhi kualifikasi perusahaan.

·         Porses SDM telah berjalan dengan baik, wajar, dan objektif.

·         Pemberdayaan SDM menjadi bagian utama dalam pengelolaan SDM.

·         Menjadikan kepuasan karyawan sebagai bagian dari keberhasilan perusahaan.

·         Sederet permasalahan lain yang berhubungan dengan SDM.

Pengertian Audit SDM

Audit SDM merupakan penilaian dan analisis yang komprehensif terhadap program-program SDM.

Audit SDM membantu perusahaan meningkatkan kinerja atas pengelolaan SDM dengan cara :

·         Menyediakan umpan balik nilai kontribusi fungsi SDM terhadap strategi bisnis dan tujuan perusahaan.

·         Menilai kualitas praktik, kebijakan dan pengelolaan SDM.

·         Melaporkan keberadaan SDM saat ini dan langkah-langkah perbaikan yang dibutuhkan.

·         Menilai biaya dan manfaat praktik-praktik SDM.

·         Menilai hubungan SDM dengan manajemen lini dan cara-cara meningkatkannya.

·         Merancang panduan untuk menentukan standar kinerja SDM.

·         Mengidentifikasi area yang perlu diubah dan ditingkatkan dengan rekomendasi khusus.

Kerangka Kerja Audit SDM

Kerangka kerja audit SDM menghubungkan pengelolaan SDM dengan tujuan bisnis perusahaan secara keseluruhan. Dalam hubungan ini audit menilai dukungan SDM terhadap pencapaian tujuan perusahaan, komitmen perusahaan dalam memberdayakan, dan melibatkan SDM, serta mengidentifikasi permasalahan yang terjadi dalam hubungan tersebut dan merekomendasikan langkah-laangkah perbaikan yang diperlukan. Berdasarkan rekomendasi dari hasil audit, perusahaan melakukan perubahan (perbaikan) dan mengevaluasi pengaruh perubahan-perubahan dari hasil audit.

Tujuan Audit SDM

Ada beberapa hal yang ingin dicapai melalui audit SDM yang merupakan tujuan dari dilakukannya audit tersebut, antara lain :

1.      Menilai efektivitas dari fungsi SDM.

2.      Menilai apakah program/aktivitas SDM telah berjalan secara ekonomis, efektif, dan efisien.

3.      Memastikan ketaatan berbagai program/aktivitas SDM terhadap ketentuan hukum, peraturan dan kebijakan yang berlaku diperusahaan.

4.      Mengidentifikasi  berbagai hal yang masih dapat ditingkatkan terhadap aktivitas SDM dalam menunjang kontibusinya terhadap perusahaan.

5.      Merumuskan beberapa langkah perbaikan yang tepat untuk meningkatkan ekonomisasi, efisiensi, dan efektivitas berbagai program/aktivitas SDM.

Manfaat Audit SDM

William B Wertther, Jr. dan Keith Davis menyebutkan beberapa manfaat dari audit SDM antara  lain :

1.      Mengidentifikasi kontribusi dari departemen SDM terhadap organisasi.

2.      Meningkatkan citra profesional departemen SDM.

3.      Mendorong tanggung jawab dan profesionalisme yang lebih tinggi karyawan departemen SDM.

4.      Memperjelas tugas-tugas dan tanggung jawab departemen SDM.

5.      Mendorong terjadinya keragaman kebijakandan parktik-parktik SDM.

6.      Menemukan masalah-masalah kritis dalam bidang SDM.

7.      Memastikan ketaatan terhadap hukum dan peraturan, dalam parktik SDM.

8.      Menurunkan biaya SDM melalui porsedur SDM yang lebih efektif.

9.      Meningkatkan keinginan untuk berubah dalam departemen SDM.

10.  Memberikan evaluasi yang cermat terhadap sistem informasi SDM.

Pendekatan Audit SDM

Ada tiga pendekatan utama dalam audit SDM, yang umum digunakan, yaitu :

1.      Menentukan ketaatan pada hukum dan berbagai peraturan yang berlaku.

2.      Mengukur kesesuaian program dengan tujuan organisasi.

3.      Menilai kinerja program.

Langkah – Langkah Audit

Secara umum ada lima tahapan yang harus dilakukan dalam audit manajemen dan audit SDM mengacu pada tahapan ini dalam pelaksanaanya. Langkah tersebut meliputi :

1.      Audit pendahuluan, yang mencakup tiga elemen :

·         Kriteria

·         Penyebab

·         Akibat

2.      Review dan pengujian pengendalian manajemen atas program-program SDM.

3.      Audit lanjutan.

4.      Pelaporan

5.      Tindak lanjut

Ruang Lingkup Audit

Runga lingkup audit SDM dibagi kedalam tiga kelompok, sesuai dengan administrasi aset tetap pada umumnya, yaitu perolehan, penggunaan, dan penghentian penggunaan sebagai berikut :

1.      Rekrutmen atau perolehan SDM, mulai dari awal proses perencanaan kebutuhan SDM hingga proses seleksi dan penempatan.

2.      Pengelolaan SDM, meliputi semua aktivitas pengelolaan SDM seteleh ada diperusahaan, mulai dari pelatihan dan pengembangan sampai dengan penilaian kinerja karyawan.

3.      Pemutusan hubungan kerja (PHK) karena mengundurkan diri maupun pemecatan akibat pelanggran aturan perusahaan.

Program Kerja Audit

Program kerja audit atau program audit merupakan rencana dan langkah kerja yang harus diikuti oleh auditor dalam melaksanakan tugas audit, berdasarkan tujuan audit yang telah ditetapkan. Program kerja audit ini memuat beberapa dan pertanyaan dan langkah kerja umum untuk memperoleh temuan audit, sesuai dengan tahapan-tahapan audit.

Audit Atas Perolehan SDM

Audit atas perolehan SDM terdiri atas :

1.      Perencanaan SDM

2.      Rekrutmen

3.      Seleksi dan penempatan

Audit atas Pengelolaan SDM

1.      Pelatihan dan pengembangan karyawan

2.      Perencanaan dan pengembangan karier

3.      Penilaian kinerja

4.      Kompensasi dan balas jasa

5.      Keselamatan dan kesehatan kerja

6.      Kepuasan kerja karyawan

Audit atas Pengurangan SDM

Perubahan lingkungan bisnis dimana perusahaan harus mampu beroperasi dengan sangat efisien juga menuntut perusahaan untuk melakukan perubahan dalam organisasinya. Pengurangan tenaga kerja merupakan keputusan yang tidak berdiri sendiri. Berbagai kepentingan perusahaan hareus diselamatkan agar perusahaan bisa bertahan hidup dan ikut bermain dalam persaingan yang sangat tinggi intensitasnya.

UU No. 13 Tahun 2003 pasal 158-167 mengatur tentang dalam apa perusahaan dapat melakukan PHK. Beberapa alasan dapat melakukan PHK antara lain :

1.      Tenaga kerja melakukan pelanggaran berat (penipuan, pencurian, membocorkan rahasia perusahaan, dan sebagainya), setelah kesalahannya dapat dibuktikan.

2.      Tenaga kerja melakukan tindakan pidana dan dinyatakan bersalah oleh pengadilan.

3.      Tenaga kerja melakukan pelanggran terhadap perjanjian kerja bersama (setelah mendapatkan surat peringatan terlebih dahulu, sebanyak tiga kali berturut-turut).

4.      Tenaga kerja mengundurkan diri (secara sukarela).

5.      Terjadi perubahan status perubahan, penggabungan, peleburan atau perubahan kepemilikan perusahaan dan tenaga kerja tidak bersedia melanjutkan hubungan kerja.

6.      Terjadi perubahan status perusahaan, penggabungan, peleburan, atau perubahan kepemilikan, perusahaan dan pengusaha tidak bersedia menerima tenaga kerja untuk melanjutkan hubungan kerjanya.

7.      Perusahaan tutup karena mengalami kerugian secara terus-menerus selama 2 tahun atau terjadi kedaan ayang memaksa.

8.      Perusahaan tutup karena melakukan peningkatan efisiensi.

9.      Perusahaan pailit.

10.  Tenaga kerja memasuki masa pensiun.

11.  Tenaga kerja mangkir selama lima hari kerja berturut-turut atau lebih tanpa keterangan tertulis dan telah dipanggil oleh perusahaan secara patut dan tertulis.