Manajemen Audit

AUDIT PRODUKSI DAN OPERASI

Pengertian audit produksi dan operasi

Audit produksi dan operasi melakukan penilaian secara komprehensif terhadap keseluruhan fungsi produksi dan operasi untuk menentukan apakah fungsi ini telah berjalan dengan memuaskan (ekonomis,efektif, dan efisien). Audit ini dilakukan tidak hanya terbatas pada unit produksi tetapi juga berlaku untuk keseluruhan proses produksi dan operasi. Audit ini juga berperan melengkapi fungsi pengendalian kualitas.

Beberapa alasan yang mendasari perlu dilakukannya audit ini, antara lain :

·         Proses produksi dan operasi harus berjalan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.

·         Kekurangan/kelemahan yang terjadi harus ditemukan sehuingga segera dapat diperbaiki.

·         Kosisten berjalannya proses harus diungkapkan.

·         Pendekatan proaktif harus menjadi dasar dalam peningkatan proses.

·         Berjalannya tindakan kjorektif harus mendapat dorongan dan dukungan dari berbagai pihak yang terkait.

Prinsip – Prinsip Umum

Beberapa prinsip umum yang memberikan panduan terhadap pelaksanaan audit ini, dapat dijadikan pedoman oleh auditor dalam menjalankan tugas profesionalnya yaitu :

Ø  Tujuan utama audit adalah untuk menentukan apakah proses produksi dan operasi yang berjalan saat ini sudah sesuai dengan criteria (peraturan, kebijakan, tujuan, rencana, standar) yang telah ditetapkan untuk memastikan bahwa produk produk yang dihasilkan konsisten dengan standar kualitas yang telah ditetapkan serta mengidentifikasi wilayah (bagian) yang masih memerlukan perbaikan.

Ø  Auditor harus secara objektif dan sistematis mengumpulkan dan menganalisis data yang cukup dan relevan sebagai dasar penilaian terhadap ketaatan perusahaan dalam menerapkan criteria yang telah ditetapkan.

Ø  Auditor harus mengklarifikasi ketidaksesuaian yang terjadi antara aktivitas produksi dan operasi dengan kebutuhan criteria (standar) yang telah ditetapkan dan membuat rekomendasi untuk penungkatan.

Tujuan Audit

Tujuan yang ingin dicapai melalui pelaksanaan audit ini adalah untuk mengetahui :

Ø  Apakah produk yang dihasilkan telah mencerminkan kebutuhan pelanggan (pasar)

Ø  Apakah strategi serta rencana produksi dan operasi sudah secara cermat menghubungkan antara kebutuhan untuk memuaskan pelanggan dengan ketersediaan sumber daya serta fasilitas yang dimiliki perusahaan.

Ø  Apakah strategi, rencana produksi dan operasi telah mempertimbangkan kelemahan-kelemahan internal, antara lingkungan eksternal serta peluang yang dimiliki perusahaan.

Ø  Apakah proses transformasi telah berjalan secara efektif dan efisien.

Ø  Apakah penempatan fasilitas produksi dan operasi telah mendukung berjalannya proses secara ekonomis. Efektif dan efisien.

Ø  Apakah pemeliharaan dan perbaikan fasilitas produksi dan operasi telah berjalan sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan dalam mendukung dihasilkannya produk yang sesuai dengan kuantitas, kualitas dan waktu yang telah ditetapkan.

Ø  Apakah setiap bagian yang terlibat dalam proses produksi dan operasi telah melaksanakan aktivitasnya sesuai dengan ketentuan serta aturan yang telah ditetapkan perusahaan.

Manfaat Audit

Audit fungsi produksi dan operasi dapat membantu manajemen dalam menilai bagaimana fungsi ini berjalan dalam mendukung pencapaian tujuan perusahaan secara keseluruhan. Secara rinci audit ini memberikan manfaat sebagai berikut :

Ø  Dapat memberikan gambaran kepada pihak yang berkepentingan tentang ketaatan dan kemampuan fungsi produksi dan operasi dalam menerapkan kebijakan serta strategi yang telah ditetapkan.

Ø  Dapat memebrikan Informasi tentang usaha-usaha perbaikan proses produksi dan operasi yang telah dilakukan perusahaan serta hambatan-hambatan yang dihadapi.

Ø  Dapat menetukan area permasalahan yang masih dihadapi dalam mencapai tujuan produksi dan operasi serta tujuan perusahaan secara keseluruhan.

Ø  Dapat menilai kekuatan dan kelemahan strategi produksi dan operasi serta kebutuhan perbaikannya dalam meningkatkan kontribusi fungsi ini terhadap pencapaian tujuan.

Tahap – Tahap Audit

Tahap audit produksi dan operasi meliputi :

Ø  Audit pendahuluan.

Audit pendahuluan diawali dengan perkenalan antara pihak auditor dengan organisasi auditee. Pertemuan ini juga bertujuan untuk mengkonfirmasi scope audit, mendiskusikan rencana audit dan penggalian Informasi umum tentang organisasi auditee, objek yang akan diaudit, mengenal lebih lanjut kondisi perusahaan dan prosedur yang diterapkan pada proses produksi dan operasi.

Ø  Review dan pengujian terhadap pengendalian manajemen.

Pada tahap ini auditor melakukan review dan pengujian terhadap beberapa perubahan yang terjadi pada struktur perusahaan, system manajemen kualitas, fasilitas yang digunakan dan/atau personalia kunci dalam perusahaan, sejak hasil audit terakhir. Disamping itu juga, pada tahap ini auditor juga mengidentifikasi dan mengklasifikasikan penyimpangan dan gangguan-gangguan yang mungkin terjadi yanmg mengakibatkan terhambatnya pencapain tujuan produksi dan operasi.  Review terhadap hasil auditor terdahulu juga dilakukan untuk menetukan berbagai tindakan korektif yang harus diambil.

Ø  Audit lanjutan (terinci).

Pada tahap ini auditor melakukan audit yang lebih dalam dan pengembangan temuan tehadap fasilitas, prosedur, catatan-catatan (dokumen) yang berkaitan dengan produksi dan operasi. Untuk menmdapatkan Informasi yang lengkap, relevan dan dapat dipercaya, auditor menggunakan daftar pertanyaan yang ditujukan kepada berbagai pihak yang berwenang dan berkompetenberkaitan dengan masalah yang diaudit.

Ø  Pelaporan.

Laporan audit disajikan dengan format sebagai berikutn :

·         Informasi latar belakang.

·         Kesimpulan audit dan ringkasan temuan audit.

·         Rumusan rekomendasi.

·         Runag lingkup audit.

Ø  Tindak lanjut.

Rekomendasi yang disajikan auditor dalam laporannya merupakan altrnatif perbaikan yang ditawarkan untuk meningkatkan berbagai kelemahan (kekurangan) yang masih terjadi pada perusahaan. Tindak lanjut (perbaikan) yang dilakukan merupakan bentuk komitmen manajemen untuk menjadikan organisasinya menjadi lebih baik dari yang sebelumnya.

Ruang Lingkup Audit

Ruang lingkup audit produksi dan operasi meliputi keseluruhan dari program/aktivitas yang dikelola pada fungsi ini, yang merupakan bagian dari wewenang dan tanggung jawab untuk mendukung pencapaian tujuan perusahaan. Secara keseluruhan ruang lingkup audit produksi dan operasi meliputi :

Ø  Rencana produksi dan operasi.

Rencana produksi dan operasi mengakomodasi rencana fungsi-fungsi bisnis lain, yang merupakan penjabaran dari rencana pencapaian tujuan perusahaan secara keseluruhan. Rencana ini menghubungkan kebutuhan pasar atas produk yang dipersyaratkan, aktivitas pengembangan dan rekayasa, kapasitas produksi, rencana persediaan, keuangan, ketersediaan SDM, bahan baku, dan tingkat imbal hasil investasi yang dipersyaratkan investor.

Kondisis internal mencerminkan kekuatan dan kelemahan yang terjadi pada perusahaan, yang akan mempengaruhi strategi dalam mengelola peluang-peluang dan pencapaian tujuan perusahaan. Rencana induk ini harus mencerminkan optimalisasi penggunaan sumber daya perusahaan dan mencegah semaksimal mungkin terjadinya kapasitas menganggur. Oleh karena itu, penyusunan rencana induk harus didasarkan pada ketersediaan kapasitas rencana penggunaanya, peluang dan ancaman yang dihadapi dan usaha-usaha untuk melakukan perbaikan berkelanjutan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi. Suatu rencana induk memuat tentang :

·         Jadwal induk produksi.

·         Penilaian atas penggunaan kapaistas produksi.

·         Tingkat persediaan.

·         Perencanaan keseimbangan lintas produksi.

Ø  Produktivitas dan peningkatan dan nilai tambah.

Transformasi yang mengubah input menjadi output selalu diikuti dengan peningkatan nilai tambah. Nilai tambah meliputi seluruh usaha dalam meningkatkan manfaat yang diperoleh baik oleh perusahaan maupun pelanggan. Penerapan teknologi mutakhir, metode produktif inovatif daapt meningkatkan efesiensi proses. Lean production, suatu metode produksi ramping, yang dikembangkan oleh produsen yang menggunakan focus berulang dalam rancangan prosesnya mampu secara signifikan memberi keuntungan bagi perusahaan yang menerapkannya. Metode produksi ini menekankan kesempurnaan proses yang berjalan dengan mengeliminasi celah-celah kesalahan yang masih terbuka. Untuk menunjnag kesuksesannya, metode ini mensyaratkan adanya proses belajar, kreativitas, kerja kelompok yang berkelanjutan dan komitmen bersama untuk melakukan perbaikan terus menerus serta manfaat penuh kemampuan semua pihak.

Keunggulan lean production, didukung oleh kebijakan dan praktik produksi yang secara maksimal mengoptimalkan penggunaan sumber daya perusahaan untuk meningkatkan keunggunlan bersaingnya, kebijakan dan praktik tersebut meliputi :

·         Penghapusan persediaan.

·         Tingkat cacat.

·         Meminimalkan kebutuhan tempat.

·         Kemitraan dengan pemasok.

·         Tanggung jawab pemasok.

·         Meminimalkan aktivitas yang tidak menambah nilai.

·         Pengembangan angkatan kerja.

·         Menciptakan tantangan dalam kerja.

Ø  Pengendalian produksi dan operasi.

Pengendalian produksi dan operasi menyangkut pengamatan atas hubungan antara proses yang berjalan dengan standar (criteria) operasi yang ditetapkan. Pengamatan ini bertujuan untuk memandu proses agar tidak keluar dari standar operasi pencapaian tujuan perusahaan, agar keseimbangan antara sumber daya yang tersedia dengan permintaan total dapat dipertahankan.

Tujuan utama dari pengendalian produksi dan operasi meliputi tiga hal penting dalam keunggulan bersaing perusahaan, meliputi :

·         Maksimumkan tingkat pelayanan.

·         Minimumkan investasi pada persediaan.

·         Efisiensi produksi dan operasi.